المقالات

طلبة من معهد الشارقة للوثائق والأرشفة يطلعون على ماتقوم به أمانة الوثائق في حفظ وثائق الجهات الحكومية

الشارقة في 7 مايو 2017

استقبلت أمانة الوثائق التابعة لهيئة الشارقة للوثائق والأرشيف وفدًا من طلبة معهد الشارقة للوثائق والأرشفة في إطار إطلاع الطلبة على مهام أمانة الوثائق وما تؤديه من أعمال في خدمة منظومة التوثيق في إمارة الشارقة .
وتعد الزيارة جزءًا من البرامج العملية التي تضاف إلى سلسلة المساقات التي يتلقّاها الطلبة الدارسون بهدف رفع خبراتهم في مجال التوثيق وإطلاعهم على ما تقوم به أمانة الوثائق من إجراءات لحفظ الوثائق المحالة إليها من الدوائر والجهات الحكومية .
وقام الطلبة بجولة في أرجاء أمانة الوثائق المعدّة لحفظ مختلف وثائق وملفات الدوائر الحكومية في إمارة الشارقة وتوفير بيئة آمنهّ ومهيّأة لحفظ الملفات بالنظم المتطورة.
وتابع الطلبة آليات استقبال الملفات المحالة من الدوائر الحكومية، ونظم إجراءات الإحالة بجانب آليات ومنهجيات الأمانة في التوثيق .
وتعرّف الطلبة في هذه الجولة على إجراءات أمانة الوثائق بوصفها   المخزن المركزي للوثائق وما تتولّاه من دور هام يضمن سلامة نقل الملفات إليها  بأسلوب يسهل الرجوع إليها كلما دعت الحاجة إليها نظرًا لأهميتها وحمايتها من التأثر أو التلف أو الضياع .
وجرى تقديم شرح متكامل للطلبة عن عمليات الفرز والتنظيم والإدخال الإلكتروني اللازمة لتوثيق تلك الملفات الواردة من قبل الجهات الحكومية إلى أمانة الوثائق  وطرق الاستفادة من هذا الرصيد المحول وغيره من الأرصدة الأخرى السابقة المحولة لتنظيمها وإتاحة الرجوع إليها كلما دعت الحاجة وتأمين حفظها وفق أعلى معدلات الوقاية والتأمين.
وأكدت حصة بورقيبة مدير إدارة التخطيط الأستراتيجي والتميز المؤسسي أن الهيئة تحرص على تمكين الطلبة من فهم مجريات وآليات التوثيق المتبعة في الهيئة وإكسابهم الخبرات العملية من خلال زيارة أمانة الوثائق باعتبارها المخزن المركزي المتكامل لحفظ الوثائق المحالة من الدوائر والجهات الحكومية .
وأشارت إلى أنّ أمانة الوثائق تعتبر من المحطات الهامة في منظومة الأرشيف الحكومي لأهمية دورها فيما يحال إليها من الجهات لتتولى الأمانة توثيقها بالنظم الحديثة والإلكترونية وحفظها بشكل يسهل الرجوع إليها كلما دعت الحاجة .

 

 

 

صورة من الطلبة خلال زيارة أمانة الوثائق