المقالات

الشارقة للوثائق تستقبل أكثر من أربعة ملايين وثيقة حكومية

 كشفت هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف وفق آخر إحصائية صادرة عن إدارة الوثائق والأرشيف أن أمانة الوثائق قامت باستلام ما يزيد على أربعة ملايين وثيقة رسمية شملت القطاع الحكومي في إمارة الشارقة، في خطوة تؤكد التزام الهيئة بتحقيق إستراتيجيتها الهادفة إلى تطوير نظام موحد يُعنى بحفظ الوثائق الحكومية وإدارتها وفق أفضل المعايير والمواصفات العالمية.  
وأكد سعادة صلاح سالم المحمود مدير عام هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف أن الهيئة تسعى من خلال عملها الدؤوب وجهودها المتواصلة إلى تحقيق رؤى وتطلعات صاحب السمو الشيخ الدكتور سلطان بن محمد القاسمي عضو المجلس الأعلى للاتحاد حاكم إمارة الشارقة -حفظه الله ورعاه-بضرورة الحفاظ على الموروث التاريخي والثقافي لإمارة الشارقة وأن تكون الهيئة مرجعاً لتقديم المواد الوثائقية والخدمات الأرشيفية المعرفية للباحثين والجهات الحكومية ذات الصلة من خلال اعتماد أفضل الممارسات لحفظ ذاكرة الشارقة وإثراء شغف المجتمع.
وأشاد المحمود بالدور الفاعل الذي توليه الجهات الحكومية في إمارة الشارقة لحفظ وأرشفة وثائقها الرسمية من خلال المشاركة والإسهام في تفعيل دور أمانة الوثائق، مثمناً الدور البارز للكادر الوظيفي في الهيئة في تعزيز قنوات التواصل مع جميع الجهات الحكومية لوضع الحلول المناسبة للتحديات المستقبلية التي تواجهها عمليات الأرشفة وتحويلها إلى فرص تدعم من خلالها حفظ الوثائق الرسمية والتاريخية وفق أسس علمية حديثة.
وأكد أن جميع موظفي الهيئة على استعداد تام لتسخير كافة الإمكانيات المتاحة لمواكبة مسيرة التطور واستشراف مكانة الشارقة الإستراتيجية على الخريطة العالمية من خلال حفظ تاريخها القديم والمعاصر في ظل التطور الذي تشهده الإمارة على صعيد كافة القطاعات التي تشكل رافداً ومخزوناً تاريخياً للأجيال الحالية والقادمة وترسيخ الوعي المعلوماتي الأرشيفي والتاريخي بطريقة مستدامة في المجتمع.
وأضاف المحمود أن هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف تسعى من خلال مشاريعها المستقبلية الرائدة في قطاع التوثيق والأرشفة إلى تعزيز المشاركة الحكومية ونشر مفهوم ثقافة التوثيق في المجتمع من خلال اتباع أفضل الممارسات والسياسات والإجراءات التي تضمن أرشفة الوثائق المختلفة وحمايتها.
ومن جانبها أوضحت أسماء ناصر مدير إدارة الوثائق والأرشيف أن خدمة أمانة الوثائق التي تقدمها الهيئة للجهات الحكومية شملت مجموعة من الوثائق الرسمية والأفلام الوثائقية والصحف اليومية والخرائط حيث بلغ عدد اجمالي التحويلات (102 تحويلة) تم استلامها من عدة جهات حكومية في إمارة الشارقة منها دائرة الخدمات الاجتماعية ودائرة الموارد البشرية ومجلس الشارقة للتعليم ودائرة الرقابة المالية ودائرة الإسكان والعديد من الجهات الأخرى، ضمن إحصائية بلغ عددها أربعة ملايين وثيقة حكومية رسمية و( 1143) مخطط و(116) الف صحيفة يومية كما تم حفظ مجموعة من الأفلام التابعة لمؤسسة الشارقة للإعلام والتي بلغ عددها بالساعات (1052ساعة) وحفظ ما يزيد عن (276) سجل، يتم التعامل معها في سرية تامة تخول الجهة المعنية فقط بالاطلاع عليها.
وأكدت أسماء ناصر بأن أمانة الوثائق تقوم بعدة أدوار هامة بجانب دورها الرئيس، منها تقديم الاستشارات الخاصة بالجهات الحكومية لتهيئة قاعات حفظ الوثائق وفق أفضل المعايير العالمية، وإقامة ورش العمل المتخصصة في توضيح عمليات فرز الوثائق وترميزها، والقيام بزيارات ميدانية للجهات الحكومية لمتابعة سير عمليات التحويل، وترتكز في نظام عملها على أحدث الوسائل التقنية الحديثة، حيث تتم عمليات الأرشفة من خلال مرورها بعدة مراحل أهمها ترحيل الوثائق وفرزها وتصنيفها وفق الأسس المعمول بها عالمياً؛ للتأكد من سلامة حفظها وسهولة الرجوع إليها، وأضافت أن المبنى الخاص لحفظ الوثائق مطابق لمعايير الجودة من حيث المساحة واتخاذ تدابير الأمن والسلامة ونوعية صناديق الحفظ ودرجة الحرارة المناسبة.