النظام الأساسي

النظام الأساسي

(المادة الأولى)

تضم الأمانة العامة لمراكز الوثائق والدراسات في دول مجلس التعاون لدول الخليج العربية كل المراكز والمؤسسات القائمة في هذه الدول والمهتمة بالدراسات والبحوث التاريخية وجمع الوثائق والمخطوطات، والتي يقبل انضمامها إلى الأمانة العامة وفقا للقواعد والإجراءات المنصوص عليها في هذا النظام.

(المادة الثانية)

تعقد الأمانة العامة اجتماعا سنويا في إحدى دول مجلس التعاون لدول الخليج العربية بشكل دوري وذلك بالتشاور بين الأعضاء، ويتم الاتفاق على موعد عقده بالتنسيق بين الأمانة العامة والدولة المضيفة.

(المادة الثالثة)

يتولى الأمين العام دعوة المراكز إلى الاجتماع بخطاب رسمي يوجه إلى الأعضاء في الأمانة العامة، وذلك قبل موعد الاجتماع بخمسة وأربعين يوما على الأقل، مبينا فيه موعد ومكان الاجتماع وجدول الأعمال.

(المادة الرابعة)

يجوز أن تعقد اجتماعات الأمانة العامة بشكل استثنائي بدعوة من الأمين العام أو بطلب من أغلبية الأعضاء يوجه إلى الأمين العام مبينا فيه سبب الدعوة للاجتماع، ويتولى أمر الدعوة إلى الاجتماع وتحديد موعده ومكانه.

(المادة الخامسة)

يكون اجتماع الأمانة العامة بحضور الأغلبية المطلقة من الأعضاء الذين تتألف منهم الأمانة العامة، وتجاز قرارات الأمانة العامة بالأغلبية المطلقة لأصوات الأعضاء الحاضرين، وإذا تساوت الأصوات يرجح الجانب الذي يكون فيه الأمين العام.

(المادة السادسة)

الأهداف:

تهدف الأمانة العامة إلى النهوض بأنشطة البحث التاريخي والوثائقي بجميع مجالاته بما يخدم التنمية المنطقة الخليج العربي والجزيرة العربية وبما يحقق التكامل العربي الخليجي.

وللأمانة العامة في سبيل تحقيق أهدافها أن تقوم على وجه الخصوص بما يأتي:

(أ) تطوير المعرفة والوعي بكل ما له علاقة بقضايا الخليج العربي والجزيرة العربية.

(ب) العناية بنشر البحوث والدراسات التاريخية والوثائقية الخاصة بالخليج العربي والجزيرة العربية.

(ج) تنسيق عمل البحوث والدراسات المشتركة، وتقديم الخبرة والمشورة لدول مجلس التعاون لدول الخليج العربية، وذلك

بناء على طلب أي من هذه الدول.

(د) تنظيم اللقاءات والمؤتمرات والندوات والمحاضرات التاريخية والوثائقية الخاصة بمنطقة الخليج العربي والجزيرة

العربية.

(ه) توطيد أواصر التعاون بين أعضاء الأمانة العامة والهيئات العلمية العربية والأجنبية والتي تنسجم أهدافها مع أهداف الأمانة العامة.

(و) تبادل المعلومات التاريخية والوثائقية بين أعضاء الأمانة العامة والمراكز والهيئات والمؤسسات العربية الأخرى والمؤسسات الدولية التي تنسجم أهدافها مع أهداف الأمانة العامة.

(ز) تشجيع الباحثين المتخصصين وحفزهم على التعمق في الدراسات التاريخية في الخليج العربي والجزيرة العربية وفقا للخطة التي تقرها الأمانة العامة.

(ح) جمع الوثائق التاريخية والمخطوطات والمعلومات عن منطقة الخليج العربي والجزيرة العربية

(ط) ترجمة الكتب والدراسات والبحوث التاريخية التي تهم المنطقة إضافة إلى منشورات مراكز الأعضاء في الأمانة العامة إلى اللغات الأجنبية.

(المادة السابعة)

الاختصاصات:

تختص (الأمانة العامة) بالنظر في المسائل الآتية:

1- وضع السياسة العامة والخطة المستقبلية للأمانة العامة بما يتفق وأهدافها.

2- إقرار اللوائح التنفيذية والإدارية والمالية لهذا النظام .

۳- انتخاب الأمين العام و انتخاب نائب الأمين العام .

4 - مناقشة جدول الأعمال واتخاذ القرارات المناسبة بشأنه.

5- مناقشة تقارير أعضاء وزملاء الأمانة العامة.

6 - النظر في التقرير السنوي للأمانة العامة للسنة المنتهية، ومناقشة برامج وخطة العمل للموسم الجديد المقدم من

الأمين العام، واعتماده.

۷- مناقشة الميزانية السنوية للأمانة العامة واعتمادها .

۸- إقرار المساهمات المالية والاشتراكات السنوية للأعضاء .

9- قبول الوصايا والهبات والتبرعات والمعونات واي إيرادات أخرى غير مشروطة.

10 - مناقشة وإقرار برامج المؤتمرات والمحاضرات واللقاءات.

11- تشكيل اللجان الدائمة والمؤقتة لبحث ودراسة الموضوعات المتعلقة بأهداف الأمانة وطموحاتها.

۱۲ - وضع جدول زمني للاجتماعات السنوية للأمانة العامة .

۱۳ - قبول العضوية بالأمانة العامة أو إلغاؤها .

14- إقرار تشكيل عضوية هيئة التحرير والهيئة الاستشارية للمجلة العلمية التي تصدرها الأمانة العامة وتحديد

مكافآتهم.

15 - تكليف الخبراء والمتخصصين العاملين على تحقيق أهداف الأمانة العامة وتحديد مكافآتهم.

16- النظر في الكتب والمؤلفات وإقرار الدراسات التاريخية والوثائقية التي تصدر باسم الأمانة العامة والموافقة على نشرها.

۱۷ - إقرار لائحة تعيين العاملين في مكتب الأمين العام وتحديد مكافآتهم .

18 - رصد المبالغ اللازمة للقيام بالمشروعات التاريخية والوثائقية التي يعرضها الأمين العام.

19 - إقرار لائحة النشر العلمي للأمانة العامة.

۲۰ - التصديق على محضر اجتماع الأمانة العامة والبيان الختامي.

۲۱ - النظر في جميع الأعمال الأخرى التي يعرضها الأمين العام واتخاذ القرارات المناسبة بشأنها.

(المادة الثامنة)

لا يجوز للأمانة العامة أن تفوض للأمين العام بعضا من اختصاصاتها بصورة مكتوبة.

(المادة التاسعة)

العضوية:

تكون العضوية في الأمانة العامة للمراكز والهيئات والمؤسسات العلمية العربية الموجودة في دول مجلس التعاون الدول الخليج العربية والمسجلة رسميا في إحدى هذه الدول، والمهتمة بالدراسات التاريخية والوثائقية ذات العلاقة بتاريخ الخليج العربي والجزيرة العربية، والتي تقبل عضويتها في الأمانة العامة وفق الإجراءات والضوابط المنصوص عليها في هذا النظام.

(المادة العاشرة)

للمراكز والهيئات والمؤسسات المشار إليها الراغبة في عضوية الأمانة العامة أن تتقدم بطلب إلى الأمانة العامة معنونا باسم الأمين العام وذلك بكتاب رسمي مرفق به البيانات الآتية:

1- نسخة من نظامها الأساسي.

۲ - بيان بمقر المركز أو الهيئة أو المؤسسة موضحا به النشاط والموافقة الرسمية على الإنشاء .

(المادة الحادية عشرة)

يعرض الأمين العام طلبات العضوية الجديدة في أول اجتماع لاحق للأمانة العامة للنظر فيها ومناقشتها واتخاذ قرار بشأنها.

(المادة الثانية عشرة)

يحق للأمين العام دعوة ممثل عن الجهة التي تقدم طلب الحصول على عضوية الأمانة العامة - وذلك عند النظر في طلبها - للإجابة على استفسارات أعضاء الأمانة العامة في شأن الجهة الطالبة للعضوية.

(المادة الثالثة عشرة)

يلتزم مقدم طلب العضوية في حالة قبول عضويته بالنظام الأساسي للأمانة العامة وبكافة قراراتها، إضافة إلى التقيد بالتزاماتها الإدارية والمالية والعلمية التي تقررها قواعد هذا النظام ولوائحه التنفيذية.

(المادة الرابعة عشرة)

الأمين العام:

يتولى عمل الأمانة العامة أمين عام يختار كل (أربع سنوات) قابلة للتجديد مرة واحدة بموافقة أعضاء الأمانة العامة.

(المادة الخامسة عشرة)

مقر الأمانة العامة هو دولة مقر الأمين العام.

(المادة السادسة عشرة)

تكون جميع المراسلات من وإلى الأمانة العامة باسم الأمين العام، أو نائبه.

(المادة السابعة عشرة)

اختصاصات الأمين العام:

يتولى الأمين العام:

1- تسيير شؤون الأمانة العامة العلمية والإدارية والمالية والإشراف على تنفيذ قراراتها.

2- دعوة الأمانة العامة للاجتماع في دورتها الاعتيادية أو الاستثنائية.

3- رئاسة اجتماعات الأمانة العامة ومتابعة تنفيذ قراراتها واعتماد محاضرها.

4 - يمثل الأمانة العامة أمام القضاء والهيئات والمؤسسات والمراكز العلمية الأخرى التي لها علاقة مع الأمانة في دولة المقر وخارجها.

5- توقيع العقود والاتفاقيات التي تبرم مع الأمانة العامة بعد اعتمادها من الأعضاء في الأمانة العامة.

6- الإشراف على إعداد التقرير السنوي عن نشاط الأمانة العامة وعرضه على الاجتماع السنوي للأمانة العامة.

۷ - التوقيع على الشيكات وأذونات الصرف المتعلقة بنشاط الأمانة العامة.

۸- تسمية من يراه الأمين العام من الأعضاء أو من يختارونه التمثيل الأمانة العامة في الندوات واللقاءات والمؤتمرات

التي تساهم فيها الأمانة العامة.

9- تعيين العاملين في الأمانة العامة وتحديد مكافآتهم الشهرية وفقا للائحة الخاصة بذلك.

۱۰ - اقتراح مشروع الميزانية وإعداد الحساب الختامي.

11 - ترشيح أعضاء هيئة تحرير المجلة التي تصدرها الأمانة العامة وهيأتها الاستشارية.

12- ما تفوضه به الأمانة العامة.

(المادة الثامنة عشرة)

يكون للأمين العام نائب ينتخب من الأعضاء ويتولى جميع اختصاصات الأمين في حالة غيابه أو تعذر قيامه بمهامه أو بتفويض كتابي من الأمين له بذلك، وتخطر المراكز الأعضاء بخطاب رسمي.

(المادة التاسعة عشرة)

تتمتع الأمانة العامة بالشخصية الاعتبارية في حدود نظامها الأساسي ممثلة بالأمين العام أو من يفوضه، وتبدأ سنتها المالية من أول يناير من كل عام وتنتهي في آخر ديسمبر من نفس العام.

(المادة العشرون)

تتكون إيرادات الأمانة العامة من:

١ - الاشتراكات السنوية للأعضاء.

۲ - الإيرادات الذاتية الناتجة عن نشاط الأمانة العامة.

3 - ريع أموال الأمانة العامة الثابتة والمنقولة.

4- التبرعات والهبات والوصايا والمعونات وأية إيرادات أخرى غير مشروطة، وبشرط أن توافق على قبولها الأمانة العامة.

(المادة الحادية والعشرون)

تودع كافة أموال الأمانة بأحد المصارف في دولة المقر يختاره الأمين العام، ويتم الصرف بناء على مستندات صرف تعتمد منه وبشيكات يوقعها وفقا للأحوال المرعية في هذا الشأن، ولا تصرف أي مبالغ من أموال المركز إلا لأعمال خاصة بنشاطه.

(المادة الثانية والعشرون)

تحفظ كافة مستندات الصرف والإيرادات في ملفات خاصة تكون تحت تصرف أعضاء الأمانة العامة للاطلاع عليها في أي وقت.

(المادة الثالثة والعشرون)

يجوز للأمين العام أن يكلف مكتب محاسبة لمراجعة وتدقيق حسابات الأمانة العامة للنظر في الأمور التالية:

١ - مراجعة الحسابات الخاصة بالأمانة العامة.

۲ - مراجعة تطبيق بنود الموازنة ورفع ما يراه من ملاحظات إلى الأمين العام.

3 - مراجعة الحساب الختامي قبل عرضه على الأمانة العامة لمناقشته واقراره.

4 - رفع تقرير واف للأمين العام عن الوضع المالي للأمانة العامة.