ناقش الأعضاء الخطاب المقدم من مركز دراسات البحرين بجامعة البحرين المتضمن طلب الانضمام للأمانة العامة لمراكز الوثائق والدراسات بدول مجلس التعاون لدول الخليج العربية، وقد رحب بهذا الطلب جميع الأعضاء وأوصوا بالموافقة على انضمام المركز للأمانة العامة.
ناقش الأعضاء الخطاب المقدم من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بالديوان الملكي بالمملكة العربية السعودية المتضمن طلب الانضمام للأمانة العامة لمراكز الوثائق والدراسات بدول مجلس التعاون لدول الخليج العربية، وقد رحب بهذا الطلب جميع الأعضاء وأوصوا بالموافقة على انضمام المركز للأمانة العامة.
استقبلت أمانة الوثائق التابعة لهيئة الشارقة للوثائق والأرشيف وفدًا من طلبة معهد الشارقة للوثائق والأرشفة في إطار إطلاع الطلبة على مهام أمانة الوثائق وما تؤديه من أعمال في خدمة منظومة التوثيق في إمارة الشارقة .
وتعد الزيارة جزءًا من البرامج العملية التي تضاف إلى سلسلة المساقات التي يتلقّاها الطلبة الدارسون بهدف رفع خبراتهم في مجال التوثيق وإطلاعهم على ما تقوم به أمانة الوثائق من إجراءات لحفظ الوثائق المحالة إليها من الدوائر والجهات الحكومية .
وقام الطلبة بجولة في أرجاء أمانة الوثائق المعدّة لحفظ مختلف وثائق وملفات الدوائر الحكومية في إمارة الشارقة وتوفير بيئة آمنهّ ومهيّأة لحفظ الملفات بالنظم المتطورة.
وتابع الطلبة آليات استقبال الملفات المحالة من الدوائر الحكومية، ونظم إجراءات الإحالة بجانب آليات ومنهجيات الأمانة في التوثيق .
وتعرّف الطلبة في هذه الجولة على إجراءات أمانة الوثائق بوصفها المخزن المركزي للوثائق وما تتولّاه من دور هام يضمن سلامة نقل الملفات إليها بأسلوب يسهل الرجوع إليها كلما دعت الحاجة إليها نظرًا لأهميتها وحمايتها من التأثر أو التلف أو الضياع .
وجرى تقديم شرح متكامل للطلبة عن عمليات الفرز والتنظيم والإدخال الإلكتروني اللازمة لتوثيق تلك الملفات الواردة من قبل الجهات الحكومية إلى أمانة الوثائق وطرق الاستفادة من هذا الرصيد المحول وغيره من الأرصدة الأخرى السابقة المحولة لتنظيمها وإتاحة الرجوع إليها كلما دعت الحاجة وتأمين حفظها وفق أعلى معدلات الوقاية والتأمين.
وأكدت حصة بورقيبة مدير إدارة التخطيط الأستراتيجي والتميز المؤسسي أن الهيئة تحرص على تمكين الطلبة من فهم مجريات وآليات التوثيق المتبعة في الهيئة وإكسابهم الخبرات العملية من خلال زيارة أمانة الوثائق باعتبارها المخزن المركزي المتكامل لحفظ الوثائق المحالة من الدوائر والجهات الحكومية .
وأشارت إلى أنّ أمانة الوثائق تعتبر من المحطات الهامة في منظومة الأرشيف الحكومي لأهمية دورها فيما يحال إليها من الجهات لتتولى الأمانة توثيقها بالنظم الحديثة والإلكترونية وحفظها بشكل يسهل الرجوع إليها كلما دعت الحاجة .
بحثت هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف، ودائرة البلدية والتخطيط بعجمان سبل تعزيز التعاون المشترك بين الجهتين، تفعيلاً لمبدأ تبادل الخبرات والمعارف بين المؤسسات والجهات الحكومية في الدولة.
ورحبت حصة عتيق بورقيبة، مدير إدارة التخطيط الإستراتيجي والتميز المؤسسي، بوفد الدائرة، وشرحت لهم سبل التعاون الممكنة بين الجهتين، موضحةً تاريخ تأسيس الهيئة، وهيكلها التنظيمي، وإنجازاتها في توثيق تاريخ إمارة الشارقة، وتنظيم أرشيف الجهات والدوائر الحكومية في الإمارة.
كما أطلعت أسماء مكرم ناصر، مدير إدارة الوثائق والأرشيف، الوفد الزائر على دور الهيئة مع كافة الدوائر والجهات الحكومية لتطوير نظام الوثائق والأرشيف الخاص بها، والإشراف على تنظيم الوثائق الجارية والوسيطة لدى الجهات المعنية. كما استعرضت أعمال الهيئة في تنفيذ مشروعها لبرنامج الأرشيف الحكومي الذي يهدف إلى تكامل الأدوار، لتوحيد طرق وإجراءات إدارة الوثائق وتيسير الوصول إليها، بالإضافة إلى تحديد مدد استبقائها ومصيرها النهائي، وعرض أفضل السبل والإجراءات لحفظ الوثائق والمستندات التي تضمن حقوق الجهة والمتعاملين معها.
ورافقت حصة بورقيبة الوفد في جولة تعريفية لاستعراض عدد من المبادرات والفعاليات التي أطلقتها الهيئة، والهادفة إلى إثراء بيئة العمل، وبث روح الإيجابية في الموظفين لمواصلة الإبداع والتميز والابتكار. وأكدت حصة أهمية هذه الزيارات في مواصلة التطوير لآليات وسياسات العمل في حفظ الوثائق، وتمنّت استمراريتها حتى تتوطد دعائم التواصل مع الدائرة لدعم مسيرة العمل المشترك.
و أشاد راشد حمد الجنيبي، مدير إدارة الخدمات العامة بدائرة البلدية والتخطيط في عجمان، بجهود هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف القياسية في فترة زمنية قصيرة، وما تركته من أثر كبير في مجال الأرشفة والتوثيق باتباع أفضل الممارسات، وأحدث النظم المتطورة في توثيق أعمال الدوائر والهيئات الحكومية.
زار وفد من هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف، تزامناً مع اعتماد "عام زايد 2018"، واستعداداً لإحيائه،
متحف الاتحاد، المعلم الوطني البارز، الذي يعرض إنجازات سمو الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان، طيب الله ثراه، وإخوانه الحكام المؤسسين، ويبرز قصة اتحاد دولة الإمارات، التي لم يُسمع مثلها من قبل في تاريخ العالم الحديث، بطريقة مبتكرة باستخدام أحدث التقنيات العالمية
