ادر مكتب أم الإمارات سمو الشيخة فاطمة بنت مبارك رئيسة الاتحاد النسائي العام –حفظها الله- إلى دعوة الأرشيف الوطني بهدف التعاون البنّاء في تنظيم أرشيف الاتحاد النسائي العام ورقمنته بما يتوافق مع القانون الاتحادي للأرشيف الوطني والمقاييس العالمية. وبناء عليه قام فريق عمل من الأرشيف الوطني برئاسة السيد حمد المطيري مدير إدارة الأرشيفات بالإنابة بالأرشيف الوطني بزيارة مقر الاتحاد النسائي العام بأبوظبي من أجل التخطيط لتنفيذ مشروع متكامل للأرشفة الورقية والإلكترونية.
وتتجلى أهمية الأرشيف التاريخي للاتحاد النسائي العام في كونه يوثق الجهود الجبارة التي بذلتها ومازالت تبذلها أم الإمارات سمو الشيخة فاطمة بنت مبارك، والدور الرائد الذي تصدّت له في سبيل نهضة الوطن والمرأة بشكل خاص، فقد هبت رياح التغيير مع قيام اتحاد دولة الإمارات العربية المتحدة في الثاني من ديسمبر عام 1971 وبدأ عصر جديد للمرأة بإعلان القائد المؤسس الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان ''طيب الله ثراه'' أن المرأة نصف المجتمع.
وقد أشاد السيد حمد المطيري باهتمام الاتحاد النسائي العام وبالمبادرات التطويرية التي قام بها في مجال الأرشيف؛ إذ خصص مكاناً لائقاً مناسباً لحفظ الوثائق التاريخية ومتوافقا مع المقاييس العالمية لحفظ الأرشيف. وأكد المطيري أن هذا الاهتمام يسهّل مهمة الأرشيف الوطني في استكمال الترتيبات لتشكيل أرشيف يتمتع بالمواصفات الدولية من النواحي التنظيمية وإدخال التقنيات الحديثة للأرشفة الإلكترونية، الأمر الذي يسهم في الحفاظ على الوثائق التاريخية الوطنية ويسهل الوصول إلى المعلومة.
وقد استعرض فريق العمل بمشاركة المعنيين من الاتحاد النسائي العام، متطلبات سياسة تنظيم الوثائق والإجراءات اللازمة والمعايير التي يجب اتباعها من أجل تنظيم الأرشيف التاريخي للاتحاد، وثمّن المطيري عالياً مبادرة الاتحاد النسائي العام واتصاله بالأرشيف الوطني لتنظيم أرشيف الاتحاد وفق أرقى المعايير المتبعة عالمياً.
ويكتسب أرشيف الاتحاد النسائي أهميته من الدور الذي أدته أم الإمارات سمو الشيخة فاطمة بنت مبارك ''حفظها الله'' ومن مسيرتها الحافلة وهي تدعم المكانة العالية التي تحظى بها المرأة وترسخها، وقد سطرت أروع المُثل وهي ترتقي بالمرأة الإماراتية لتشارك الرجل في تحقيق الإنجازات في مدة زمنية قياسية؛ حيث بذلت سموها الجهود الكبيرة وهي تمنح جزءاً كبيراً من وقتها للجمعيات النسائية، منطلقة من إدراك سموها لدور المرأة في حركة بناء المجتمع؛ لذا فإن الأرشيف الوطني ينظر بكل الاهتمام والإكبار إلى تاريخ المرأة الإماراتية لأنه يمثل جزءاً مهماً من تاريخ الدولة ونهضتها وازدهارها في ظل القيادة الحكيمة.
اختتم الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة خلوة القيادية التي عقدها على مدار يومين تحت شعار "استشراف مستقبل أرشيف الدولة"، وناقش فيها: الخطة الإستراتيجية الحالية للأرشيف الوطني 2016-2018، وعدداً من القضايا المهمة في سير عمل الأرشيف الوطني وتطوير آلياته، وسبل تميزه عربياً وعالمياً.
بدأت الخلوة بكلمة سعادة الدكتور عبد الله الريس مدير عام الأرشيف الوطني التي أعرب فيها عن ثقته بنجاح الخلوة القيادية وبمخرجاتها؛ حيث يشارك فيها مدراء الإدارات، والمعنيون بأبرز وأهم مشاريع الأرشيف الوطني، وجميع المشاركين عازمون على مواصلة المضي على طريق التميز والإبداع، مشيراً إلى أهمية الخطة الإستراتيجية الحالية 2016-2018 والتي تمهد للخطة التي تليها والتي تواكب تحقيق الدولة لطموحاتها في رؤيتها 2021 بأن تكون من أفضل دول العالم، فضلاً عن أجندة الخلوة القيادية التي تحفل ببنود مهمة أبرزها: الريادة الأرشيفية، وخطة الإصدارات، والخدمات المعرفية، والتميز في تقديم الخدمات الأرشيفية، وتطوير الشراكات المحلية والدولية، وبناء القدرات المؤسسية.
وركز سعادة الدكتور عبد الله الريس في كلمته أيضاً في أهمية تنمية مقتنيات الأرشيفات، وحثّ الجهات المعنية على تفعيل آليات وخطط جمع الأرشيفات الحكومية استعداداً لاستقبالها في مبنى الحفظ والترميم التابع للأرشيف الوطني.
وأكد سعادته على أهمية التاريخ الشفاهي في إثراء المجموعات الأرشيفية، وحثّ على اغتنام الفرصة والسرعة في إجراء المقابلات مع الرواة المعمرين في مختلف إمارات الدولة ومناطقها.
وأشار سعادته إلى أهمية تطوير مكتبة الإمارات المتخصصة بالأوعية المعرفية الورقية والإلكترونية، وبالأبحاث والدراسات الأكاديمية المتخصصة بتاريخ وتراث دولة الإمارات ومنطقة الخليج، منوهاً إلى أنها تحتوي الآن على أكثر من 85 ألف كتاب متخصص.
هذا وناقش المشاركون في الخلوة القيادية للأرشيف الوطني التميز في تقديم الخدمات، وتطوير دليل الخدمات، واستحداث قنوات تيسر الحصول على الخدمات وتسوقها إلكترونياً وعبر التطبيقات الذكية، وناقش المشاركون أيضاً خطة إصدارات الأرشيف الوطني من الكتب والدوريات، والبوابات الإلكترونية في غضون الخطة الإستراتيجية الحالية، وركز النقاش في أهمية الإصدارات التي تتفرد باعتمادها على الوثائق التاريخية التي يقتنيها الأرشيف الوطني.
وفي مجال تطوير القدرات المؤسسية ناقش المشاركون في الخلوة القيادية إستراتيجية الموارد البشرية والتقنية، والتنسيق بين إدارات الأرشيف الوطني، وأتمتة إجراءات العمل، ومراجعة مؤشرات الأداء الإستراتيجية والتشغيلية.
وراجعت الخلوة القيادية أيضاً خطوات التقدم للحصول على شهادة "معرّفون بالتميز"، والتقدم لشهادات الآيزو في نظام إدارة استمرارية الأعمال، وإدارة المخاطر، وإدارة الأصول، وإدارة العلاقات مع الشراكات، والمسؤولية المجتمعية،
كما جرت مراجعة تطوير برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) وهو نهج لإدارة تفاعل الأرشيف الوطني مع العملاء الحاليين والمستقبليين، ومراجعة خطة تطوير الشراكات وتفعيلها محلياً وعالمياً.
واختتم الأرشيف الوطني خلوته القيادية بمناقشة مخرجات السعادة؛ إذ توقف مع نسبة إسعاد العاملين، والمتعاملين، والموردين، والمجتمع.
ناقشت لجنة الإتلاف في الأرشيف الوطني باجتماعها الأول في عام 2016 برئاسة سعادة الدكتور/ عبد الله الريس، مدير عام الأرشيف الوطني، الطلبات الواردة بشأن إتلاف الوثائق من بعض الجهات الحكومية، وركّز الاجتماع الذي عقدته اللجنة بمقر الأرشيف الوطني على أهمية حماية الوثائق التاريخية والمجموعات الأرشيفية من الإتلاف العشوائي الغير مدروس.
وقد أكد سعادة الدكتور عبد الله الريس على أهمية الالتزام بتنفيذ الإتلاف وفق الإجراءات المعتمدة في الأرشيف الوطني والمذكورة في مواد القانون الاتحادي رقم 7/ لسنة 2008 والمعدّل بالقانون الاتحادي رقم 1 / لسنة 2014 ولائحته التنفيذية، وشدّد على عدم التجاوز في قضايا الإتلاف لأن مقتنيات أرشيفات الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية مسؤولية الأرشيف الوطني، ووثائقها أمانة وطنية.
كما أكدت لجنة الإتلاف في الأرشيف الوطني في الاجتماع الذي حضره سعادة ماجد المهيري المدير التنفيذي، وأعضاء اللجنة- أهمية الالتزام بتنفيذ القانون أعلاه ولائحته التنفيذية، وعدم تقديم أي وثيقة للإتلاف ما لم يمرّ على إنشاؤها أكثر من خمس سنوات، بالإضافة إلى أنه لا يجوز لأي جهة حكومية تشكيل لجنة إتلاف داخلية؛ إذ أن الجهة الوحيدة المخولة بتقرير مصير الوثائق بالحفظ أو الإتلاف هي لجنة الإتلاف في الأرشيف الوطني.
دأ في أبوظبي الاجتماع الثاني لمنصة تعزيز استدامة مجتمع المعلومات تحت مظلة برنامج ذاكرة العالم التابع لمنظمة الأمم المتحدة للتربية والثقافة والعلوم "اليونسكو" الذي تتراسه دولة الإمارات في دورتها الحالية باستضافة الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة، وذلك في 14مارس2016.
وناقش الاجتماع برئاسة سعادة الدكتور عبدالله محمد الريس مدير عام الأرشيف الوطني رئيس برنامج ذاكرة العالم تطوير سياسات الحفظ الرقمية والمحفوظات الوطنية، والسياسات الخاصة بالتواصل بين المؤسسات المعنية بالتراث والحكومة والشركات العاملة في مجال صناعة الحفظ الرقمي.
وقال سعادة الدكتور الريس: يأتي اجتماع تعزيز استدامة مجتمع المعلومات استجابة لمبادرة الحكومة الذكية التي أطلقها صاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم نائب رئيس الدولة، رئيس مجلس الوزراء، حاكم دبي - رعاه الله- وحرصاً على سياسات الحفظ طويل المدى في الأرشيف الإلكتروني، واختيار المحتوى ودور الإستراتيجيات الوطنية للاستدامة الرقمية.
واستمر الاجتماع لغاية 16 من مارس، ليتابع تحقيق النتائج التي حققها الاجتماع السابق الذي عقد في أبريل العام الماضي في باريس وركز في التكنولوجيا، واستعرض الاجتماع في أبوظبي أيضاً الممارسات العالمية في هذا المجال في كل من المملكة المتحدة، وهولندا والهند، ودولة الإمارات العربية المتحدة.
وأكد الريس أن الاجتماع يحظى باهتمام سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء، وزير شؤون الرئاسة، رئيس محلس إدارة الأرشيف الوطني الذي وجّه بتوفير كافة سبل الدعم لإنجاح الاجتماع، وتعزيز مسيرة اليونسكو في سبيل نشر أفضل الممارسات العالمية في مجال حفظ التراث العالمي والتحول إلى الأنظمة الرقمية.
وشارك في الاجتماع خبراء من عشر دول، وممثلون من المجلس الدولي للأرشيف، والاتحاد الدولي لجمعيات ومؤسسات المكتبات، وأعضاء برنامج ذاكرة العالم الذي أنشئ في عام 1992 من أجل زيادة الوعي بضرورة الحفاظ والحصول على التراث الوثائقي العالمي.
وقال د.الريس: "إن استضافة هذا الاجتماع الهام لليونسكو سيزيد من الخبرات التراكمية للأرشيف الوطني ويدعم مسعاه إلى تكثيف جهوده في تبني تقنيات الحفظ الرقمي للدولة.
وأضاف سعادته: يوفر الاجتماع أرضية صلبة لمؤسسات التراث في صياغة السياسات للتعامل مع الأشكال الرقمية للماضي والحاضر والمستقبل".
هذا وشارك في الاجتماع الذى استمر ثلاثة أيام أكثر من 30 من المهنيين البارزين، والتي تشمل كبار خبراء اليونسكو، ورؤساء الارشيفات، والمتخصصين في مجال المحفوظات الوطنية والمكتبات من عشر بلدان، بما فيها الولايات المتحدة والمملكة المتحدة والصين واليابان وأستراليا وهولندا.
وبحث الاجتماع الحلول لمختلف المشاكل التي تواجه في الوقت الراهن مجال الأرشفة خاصة الرقمية، ووضع السياسات والمبادئ التوجيهية لتوثيق التراث، ومناقشة مجموعة من القضايا المتعلقة بتنظيم برامج الحفاظ على التراث تقنياً.
حصد الأرشيف الوطني جائزة "أفضل مبادرة لاستخدام الأنظمة الصديقة للبيئة 2016" من جملة جوائز .gov تقديراً لممارساته في هذا المجال حيث يركز على الإدارة بلا ورق، ويضع حداً لاستخدام الورق واستهلاكه، وذلك بأتمتة جميع الإجراءات داخلياً وخارجياً، وتحويلها إلى خدمات إلكترونية.
استلم الجائزة سعادة الدكتور عبد الله الريس مدير عام الأرشيف الوطني في حفل خاص أقيم في فندق جميرا في أبراج الاتحاد بحضور وفد من الأرشيف الوطني في مقدمته سعادة ماجد المهيري المدير التنفيذي، وسعادة الدكتور عبد العزيز الريسي مستشار التطوير الإداري، ونخبة من كبار الشخصيات ورجال الأعمال.
وقد منحت الجهة المنظمة الجائزة إلى الأرشيف الوطني لما حققه من تقدم لافت في توجهه نحو الحكومة الذكية، التي تشجع عليها الحكومة الرشيدة لدولة الإمارات، ولما بذله الأرشيف الوطني في تشجيعه على تسخير التكنولوجيا بالشكل الأمثل من أجل بيئة عمل صديقة للبيئة.
وتأتي أهمية الجائزة من كون .gov تسلط الضوء على التقدم العلمي الرائد للحكومات في مجال الحكومة الذكية، واستخدام تقنية المعلومات لتطوير العمل، وتمثل الجائزة ثمرة الجهود الجادة التي بذلها الأرشيف الوطني في سبيل تطوير تطبيقاته الإلكترونية والذكية من أجل الحفاظ على ميادين العمل صديقة للبيئة، مع تطوير للخدمات والارتقاء بها في الوقت نفسه.
ويشجع الأرشيف الوطني في مكاتبه على استدامة الموارد المتوفرة، بمختلف أشكالها، بما فيها الاستخدام الأمثل للموارد البشرية بما يسهم في رفع الكفاءة الإنتاجية، والاستثمار الأمثل للطاقة عن طريق التثقيف وزيادة الوعي واتباع ممارسات صديقة للبيئة. كالاستخدام الأمثل لأجهزة الحاسوب، وإغلاق المفاتيح الكهربائية في حال عدم استخدام الأجهزة، ويشجع الأرشيف الوطني موظفيه على إعادة استخدام بعض الأشياء والاستفادة منها.
